Vi erbjuder > Egenkontroll för fastighetsägare

Egenkontroll för fastighetsägare

Hur transparant är den process som styr vårt regelverk?

Vilka förutsättningar ges och hur är förståelse för de verkliga behov som finns i den lokala bostadsmiljön?

Hur bektas ekonomiska konsekvenser av de nya krav som införs?

Kostnadsutvecklingen inom bostadssektorn är och har varit intensiv. Hur går detta ihop med de svenska och de globala miljömålen?

Tydlig specificering ger möjlighet för konstruktiva insatser

Det är naturligtvis inte möjligt för en fastighetsägare att på egen hand kunna rätta till de eventuella brister som finns i regelverket. Men

finns kännedom i hur det fungerar finns också bättre förutsättningar att själv kunna styra över den egna miljön och verksamheten

med avsikt att bibehålla en hållbar bostasmiljö med hållbar ekonomi. Det vill säga, blir en lokal hörnsten för att vara med att bidra till

det som det svenska och globala miljömålen vill uppnå. Se Sveriges övergripande miljömål, länk: Regeringskansliet – Mål för miljö

och klimat och det globala miljömålet nr 11, se länk: Hållbara städer och samhällen.

Det ska understrykas att en egenkontroll inte ska vara något revulutionerande utan ett tydliggörande av befintlig verksamhet och

om det i någon fas eller i något moment finns behov till förbättringsåtgärder. De krav som myndigheter ställer och som ska uppfyllas

är att fastighetsägare kan redovisa att det finns rutiner inom följande:

1. Ansvarsfördelning.

2. Regelbundna kontroller.

3. Upptäcka problem eller avvikelser.

4. Hantera klagomål och felanmälan.

5. Vid klagomål meddela berörda hur problem ska hanteras.

6. Se till att nödvändiga åtgärder vidtas inom rimlig tid.

7. Kontrollera så att åtgärder fungerar och som ansvarig myndighet beskriver egenkontrollen: ” Egenkontroll är ett förebyggande

arbete där verksamhet ska planeras och att det finns en kontroll för att vid behov minska faktorer som påverkar hälsa och miljö”.

Egenkontrollen innehåller fyra delmoment: 1) planera, 2) genomföra, 3) följa upp och 4) förbättra. Egenkontrollen ska regelbundet

uppdateras för identifiering av aktuell status. Vid behov genomförs praktiska analysinsatser i bostadsmiljön, kombineras med

information och utbildningsinsatser.

Från Naturvårdsverkets hemsida om egenkontroll

Resultatet dokumenteras och med belysande resultat kan

kvaliteten på miljön i bostadsbestånd verifieras

miljöeffekt som bostadsbestånd och verksamhet ger upphov till kan bekräftas och inte minst

det ansvar som rimligen kan krävas av fastighetsägare fullföljs.

Ett centralt begrepp i egenkontroll är hållbarhet, men vad är innebörden med detta uttryck?

Grundläggande parameter för all verksamhet är en ekonomi i balans, finns inte det så blir också verksamheten ohållbar. En för stor

ekonomisk obalans gör att hela verksamheten riskeras, dvs hållbarheten blir helt raserad, så den ekonomiska parametern måste

alltid ha hög prioritet. Detta poängteras också i miljöbalken, se kapitel 2, §7. Mer om uttrycket hållbarhet, se definition i dokumentet:

Hållbarhet.

Det finns en del frågetecken kring hur ekonomiska frågor hanteras inom området, se länk Prisstegringen. Därför är en förutsättning i

vårt egenkontrollprogram att det finns ett skäligt behov för de åtgärder som fordras och att det finns kalkyler som bygger på mätbara

och identifierbara parametrar. Till grund för våra insatser använder vi beprövade metoder, se länk: Inventerar bostadsmiljöns

fysiska status. Resultat analyseras, sammanställs samt dokumenteras och ett anpassat formulär upprättas för att redovisa belysande

parametrar i bostadsmiljön, se exemplet i figuren.

Exempel på deklarationsformulär
(Byggombud 2020)

Vi upprättar en handlingsplan

Arbetet genomförs i det tempo och efter de behov som passar verksamheten. De aktiviteter som ingår beskrivs under länk:

Inventerar bostadsmiljöns fysiska status. När handlingsplanen är upprättad ska den löpande hållas uppdaterad. Med detta finns

en beskrivning över, på vilket sätt verksamheten påverkar miljön och om det finns behov till förändringar. Många frågetecken finns

kring bostadsmiljön som kan ge upphov till diskussioner. Resultat från vår handlingsplan hjälper till att reda ut begreppen,

värdefullt att kunna ha att tillgå både i interna och gentemot externa intressenter. Grunden för en verksamhets egenkontroll

finns i miljöbalken, kapitel 2: Hänsynsreglerna (rimlighetsavvägningen finns i §7) och kapitel 26, §§ 19 och 20. Bra att känna till är

att ytterligare regler finns i förordningen (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll. I denna förordning ställs det krav på

dokumentation av de rutiner som gäller kontroll av utrustning med syftet att förebygga olägenheter för människors hälsa.

Ytterligare vägledning om egenkontroll finns i Naturvårdsverkets allmänna råd (NFS 2001:2).

Ansvarsfrågan, det finns en del frågetecken

Det är värdefullt att fastighetsägare själv tar initiativet och tydligt beskriver hur en bra bostadsmiljö upprätthålls, dokumenterar

detta och bekräftelse finns att det ansvar som rimligen kan krävas också efterlevs. Ansvars- och begränsningsområden tydliggörs

där insikt och förståelse byggs kring, för gemene man begripliga och validerade mätmetoder som även redogör för syftet med

de val som verksamheten gör. En egenkontroll är i grunden en del i de löpande rutiner som redan finns. Åtgärder ska utgå från de

verkliga behov som finns i bostadsmiljö och verksamhet. Genom den inventering vi genomför av de formella kraven så blir

hanteringen tydlig, logisk och ekonomiskt optimal, vilket också är det myndigheter understryker är grundtanken med en

egenkontroll. ”Verksamhetsutövaren, dvs fastighetsägare ska, med hänsyn till hälsa och miljö, planera och ha kontroll över

den verksamhet som de bedriver”. Mer om fastighetsägares ansvar se länk: Fastighetsägande och lagen. Sammantaget ger

en rätt genomförd egenkontroll förutsättningar för

att resurshanteringen blir effektivare och ger en bättre ekonomi,

att fastighetsägare kan ta ett starkare initiativ,

att obehagliga överraskningar kan undvikas och

att harmonin i boendet ökar

Det krävs av fastighetsägare att de bedriver en kontinuerlig egenkontroll och det är miljö- och hälsoskyddsnämnden i kommunen som i sin tillsyn avgör

om en specifik rutin är godtagbar, länk: Folkhälsomyndigheten, om fastighetsägarens egenkontroll. Myndigheter menar att bygg- och fastighetssektorn i Sverige

är ansvarig för stora miljöproblem som medför utsläpp av växthusgaser på cirka 18 miljoner ton (år 2017), se Boverkets länk: Utsläpp av växthusgaser från

bygg- och fastighetssektorn. Dessutom ska byggskador och slöseri kosta samhället omkring 100 miljarder kronor varje år, Boverkets länk: Uppföljning, så

stoppar vi miljard förluster från byggskador och slöseri, en länk som är borttagen. Med hänvisning till dessa miljöproblem åläggs fastighetsägare kostsamma

åtgärder som i slutändan drabbar en redan mycket hög boendekostnadsnivå. Vad finnas för referensunderlag i de siffror som presenteras?

Vid en direkt kontakt med myndigheten hänvisar de till rapporten: Kartläggning av fel, brister och skador inom byggsektorn, se vår dialog med

diarieärende 6842 _2020. Det som där presenteras bygger endast på en sammanställning hur olika parter uppfattar problemet och således saknar

underlaget stringens, det vill säga underlaget saknar logiskt validerade studier. Därför värdefullt för fastighetsägare och för de boende att det

vid behov genomför logiskt validerade studier som säkerställer att de krav som ställs stämmer överens med förhållandet i den lokala bostadsmiljön

och de behov som där finns. I detta är en rätt genomförd egenkontroll ett värdefullt instrument.

Bl.a. följande länkar ett viktigt underlag till vårt egenkontrollkoncept:

Folkhälsomyndigheten: Fastighetsägares egenkontroll

Naturvårdsverket: Sveriges miljömål, Det svenska miljömålssystemet, Etappmål, Miljökvalitetsmål nr 15 och Vägledning

Naturvårdsverkets två handböcker, Egenkontroll 2001:3 och Operativ tillsyn 2001:4, som innehåller fördjupad vägledning om egenkontroll.

Riksdagen: Förordning (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll (FVE) och Riksdagens definition av miljökvalitetsmålet ”God byggd miljö”

Centrala direktiv

Det är verksamhetsutövaren som ska visa upp att arbete sker för att minska miljöpåverkan från den verksamhet som bedrivs och att det finns tillräcklig kunskap

i organisationen för att uppfylla miljöbalkens krav. Det är en följd av de centrala myndigheternas tolkning av de allmänna hänsynsreglerna i 2 kap. miljöbalken

(till exempel omvända bevisbördan, kunskapskravet och kravet på bästa möjliga teknik) och kravet på egenkontroll i 26 kap. 19 § miljöbalken.

Egenkontroll, ett krav

men också ett effektivt hjälpmedel för att uppfylla miljöbalkens krav och beslut från myndigheter. Med ”god egen kontroll”, menas att verksamheten får kunskap

om dess miljöpåverkan, då det är verksamhetsutövare som känner till sin verksamhet bäst. När egenkontrollen fungerar bra är det därför det bästa sättet att nå lag-

efterlevnad och minska riskerna för miljön.

Centrala myndigheters tolkning av egenkontroll

Kravet på egenkontroll innebär att verksamhetsutövare regelbundet ska kontrollera verksamheten och dess påverkan på miljön. Detta kan till exempel göras

genom att planera och organisera miljöarbetet och genom beräkningar, undersökningar, andra utredningar eller mätningar. Genom att införa rutiner för till

exempel hur utrustning ska hanteras, kan risken minskas för onödiga utsläpp eller sänka energiförbrukningen.

Genom att sedan följa upp mätresultat och andra resultat från undersökningar kan förbättringsområden identifieras. Egenkontroll är således ett förebyggande

arbete där verksamheten ska planera och ha kontroll över verksamheten för att minska påverkan på hälsa och miljö. Egenkontrollen innehåller fyra delmoment:

1) att planera, 2) genomföra, 3) följa upp och 4) förbättra egenkontrollen kontinuerligt.

Centrala myndigheternas uppgift

är att ta fram vägledning, bl.a. i form av faktablad och handböcker. Främst riktas vägledningen till de operativa tillsynsmyndigheterna som ska granska respektive

verksamhets egenkontroll. Den centrala myndigheters roll är även att vara verksamheter behjälpliga med att genomföra egenkontrollen.

Ytterligare krav på tillstånds- och anmälningspliktiga verksamheter

Är en verksamhet tillstånds- eller anmälningspliktig omfattas den också av ”Förordningen (1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll (FVE)” och ”NFS

(2000:15k) om genomförande av mätningar och provtagningar i vissa verksamheter”. Dokumentationen i samband med egenkontroll beskrivs i 4–7 §§ FVE. Där

ställs bland annat krav på att företaget ska göra en riskvärdering av verksamheten och upprätta en ansvarsfördelning för de delar av verksamheten som påverkar

miljön. Företag som hanterar kemikalier ska även göra en kemikalieförteckning. Slutligen ställer FVE krav på att företaget ska ha rutiner för kontroll och underhåll

av de delar av verksamheten som kan påverka miljön.

Den operativa tillsynsmyndighetens roll

Om verksamheten är osäker på hur till exempel hänsynsreglerna ska tolkas, är det bra att ta kontakt med den operativa tillsynsmyndigheten. Tillsynsmyndighetens

uppgift är att kontrollera samt att även bedriva tillsynen på ett sådant sätt så att verksamheten erhåller stöd i att genomföra sin egenkontroll. Det ingår att bedöma

så att egenkontroll fungerar bra och verksamhetsutövaren kan komma att få motivera vad som är gjort och hur det är tänkt. Det är meningen att kraven ska vara

rimliga och ekonomiskt motiverade för att uppnå en så optimal hållbar verksamhet som möjligt. Mer om hur tillsynsmyndigheten kan lägga upp tillsynen finns i

handboken om operativ tillsyn och i faktabladet om Egenkontroll för C-verksamhet En metod för a tt bedriva miljöarbete.

Länk: Naturvårdsverket egenkontroll

Fastighetsägarens egenkontroll

Verksamheten ska fortlöpande och systematiskt kontrolleras. Miljön inomhus påverkas av installationer och material, samt hur byggnaden är utformad. Den

påverkas också av hur byggnaden används, underhålls och sköts. Verksamheten ska därför fortlöpande och systematiskt undersökas och riskbedömas och det är bra

om detta dokumenteras. Det kan handla om att rutinmässigt kontrollera och bedöma om byggnaden är anpassad efter verksamheten eller att kontrollera att

ventilationen hålls i så gott skick att luftkvalitén är bra. Åtgärder som utförs enligt egenkontrollen ska kontrolleras av fastighetsägaren och det är bra att även

uppföljande åtgärder dokumenteras. En fastighetsägare ska också regelbundet kontrollera installationer och konstruktioner i fastigheten för att undvika negativ

påverkan på människors hälsa.

Rutiner i egenkontrollen innebär enligt myndigheten att fastighetsägaren ska underhålla och sköta fastigheten så att de boende inte får besvär eller blir sjuka av

brister i byggnaden. För att inte olägenhet för människors hälsa ska uppstå, ska en bostad särskilt ge skydd mot värme, kyla, drag, fukt, buller, radon,

luftföroreningar och andra liknande störningar. Detta ska säkerställas och kontrolleras av fastighetsägaren. Det ska finnas rutiner för kontroller och åtgärder

som är kända och följs av dem som arbetar i verksamheten. I egenkontrollen bör det finnas rutiner för hur fastighetsägaren:

¤ fördelar ansvar

¤ gör regelbundna kontroller

¤ upptäcker problem eller avvikelser

¤ hanterar klagomål, felanmälan

¤ meddelar berörda vid klagomål om hanteringen av problemet

¤ ser till att nödvändiga åtgärder vidtas inom rimlig tid

¤ kontrollerar att åtgärderna har fungerat.

Länk: Folkhälsomyndigheten fastighetsägares egenkontroll

Lokala direktiv

Det är ingen lätt uppgift för de lokala tillsynsmyndigheterna att utöva den kommunala tillsynen med tanke på det regelverk som är uppbyggt. Ett grundläggande

problem är hur regelverket ska tolkas och att det, de facto finns utrymme för en hel del individuella tolkningar som påverkar regelverket, vilket givetvis inte under-

lättar tillsynsarbetet. Därför är det viktigt att fastighetsägare själva håller sig uppdaterade på vad som gäller och att den hantering som föreskrivs dem inte kommer

för långt från det lagsystem som trots allt gäller.

Beträffande lagstiftningen, så är det en tydlig och uppbyggd efter en viss hierarki som ska följas. Inom olika sakområden är gränssnittet mer diffust på grund av

alla prejudikatliknande insatser som tillåts ske. Nedan följer några exempel på lokala tillsynsmyndigheter formulering och arbetet med egenkontrollen ska utgå

från Miljöbalken och den centrala tillsynsmyndigheten är Folk hälso myndigheten.

Stockholm

Tillsynsmyndigheten i Stockholm meddelar att det är ett stort ansvar att vara fastighetsägare och detta gäller såväl privata, kommunala och bostadsrättsföreningar.

Alla som bedriver en verksamhet ska, med hänvisning till miljöbalken, planera och kontrollera sin verksamhet och på ett sätt så att olägenheter för människors hälsa

och miljö förebyggs, länk: Egenkontroll enligt miljöbalken. För ämnet har Stockholm upprättat en webbplattform, länk: Bra att veta för fastighetsägare

Uppsala

Uppsala meddelar att fastighetsägare löpande ska planera och kontrollera sin verksamhet med syftet att motverka och förebygga påverkan på människors hälsa

och miljön. Egenkontrollen ska ge en samlad överblick på hur verksamheten påverkar människors hälsa och miljön, bör ingå som en naturlig del av arbetet och

omfatta organisatoriska, administrativa och tekniska rutiner. Detta för att leva upp till lagstiftningens krav på hänsyn till hälsa och miljö. Goda rutiner gör att fel

och brister kan upptäckas tidigt, innan skadan har hunnit inträffa. Folder från miljökontoret, Uppsala kommun: Miljöförvaltningen informerar (pdf-format)

Bakgrund till fastighetsägares egenkontroll

Metoden för egenkontroll har utarbetats inom Förenta nationernas livsmedels- och jordbruksorganisation, (FAO).

Egenkontrollen är en hantering eller process vid vilken en styrande åtgärd tillämpas. Detta för att förebygga eller undanröja en livsmedelsburen fara eller reducera

den till att bli en acceptabel “kritisk gränsnivå“ . Med begreppet “kritisk gräns“ avses att skilja mellan acceptabelt och oacceptabelt, till exempel en lägsta temperatur.

Livsmedelslagstiftningen meddelar

att alla som bedriver en verksamhet där livsmedel yrkesmässigt hanteras “har ansvar för att det finns en egenkontroll, med ett fungerande system som är anpassat

för den verksamhet som bedrivs”. Målet är att alla livsmedel ska vara säkra att äta och ha rätt märkning och sammansättning och att rutiner finns som beskriver

hur hanteringen av livsmedel sker, från inköp till försäljning.

Egenkontrollen ska baseras på god hygien och produktionspraxis (GHP), vilket menas är att uppfylla de grundläggande hygienkraven i artikel 4 i förordning (EG)

nr 852/2004. Riskanalys och kritiska styrpunkter utgår från Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), som är en standardiserad arbetsmetod och som

beskriver hur man systematiskt kartlägger, bedömer och kontrollerar faror i livsmedelsproduktionen. Syftet med egenkontrollen är att livsmedel ska vara säkra

för konsumenten från faror mikrobiologiska, kemiska, allergena och fysikaliska.

Sammanfattningsvis kan konstateras

att egenkontroll är ett begrepp som hämtats från livsmedelsindustrin. Hur detta har anpassats till fastighets- och byggbranschen bör kanske ses över. Därför

värdefullt för fastighetsägare att själv konstruera och genomföra sin egenkontroll för att värna

¤ bästa möjliga boendemiljö,

¤ tekniska kvalitet samt

¤ hantering av resurser.